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Guida evento – Alpha & Omega

Tutte le informazioni sul prossimo evento Whlive, ogni socio è tenuto a leggerlo interamente.

L’evento inizierà sabato 16/7/22 e terminerà domenica 17/7/22 e si svolgerà presso il Parco Storico e Larp “La Signoria di Montalto”. L’evento fornisce 10 p.ab al personaggio per giornata di gioco (nella sua totalità fornisce quindi 20 p.ab al personaggio), validi per la campagna WHLive fantasy.

Segreteria

La Segreteria il sabato aprirà alle ore 10.00 e chiuderà inderogabilmente alle ore 11:30.Per l’apertura dei giorni successivi , contattare il segretario nei giorni antecedenti il live ( f.deri@whlive.it ) per concordare l’orario. Si consiglia, se possibile, di far svolgere i compiti di segreteria ad un altro socio nella mattina del sabato.

Coloro che arriveranno oltre la chiusura segreteria potranno giocare solo su esplicita autorizzazione del Responsabile Evento e non beneficeranno dei redditi della giornata.

I png/staff giunti in ritardo avranno una sanzione disciplinare.

Montaggio/Smontaggio:

Il montaggio avrà inizio alle ore 10:00 di sabato 16/7/22 e terminerà intorno alle ore 11.30. Lo smontaggio avrà inizio subito dopo il time out e continuerà ad oltranza.

Tutti i partecipanti sono tenuti a partecipare al montaggio e smontaggio!

Orari

  • Sabato 16/07/22:

10:00-11:30 segreteria e montaggio di gruppo

 11:30-13:30 workshop regolamento e pranzo al sacco (a cura dei soci)

13:30-00:30 prima giornata di gioco 

dopo le 00:30 chi vorrà potrà continuare a giocare in location

  • Domenica 17/07/22: 

10.00-17.00 seconda giornata di gioco

17:00 fine evento e smontaggio di gruppo

INTRO IG

Presso il villaggio di Hexenhutte, alle pendici dei Colli Stregati, nell’Ostenmark, sta per essere celebrata una ricorrenza che viene festeggiata ogni 20 anni. Tale ricorrenza consiste nell’esposizione delle reliquie di Santa Thelema da Bechafen, ritenuta una delle sante sante donne sigmarite che prestarono servizio come ancelle di Magnus il Pio durante la purificazione di Mordheim ed originaria di questo stesso villaggio. I paramenti della Santa vengono custoditi in un luogo segreto noto solo agli anziani del villaggio ed esposti al pellegrinaggio ogni 20 anni dalla ricorrenza della morte della pia donna. Durante questo periodo il villaggio è in festa e apre le proprie porte a numerose carovane di pellegrini che attraversano l’Impero per poter assistere all’ostensione delle reliquie.


In questo evento non è prevista la possibilità di giocare il proprio PG ma ad ogni giocatore verrà assegnato un PG con una scheda ed un background dedicata. Selezionando “PG” in fase di iscrizione il giocatore potrà indicare da un minimo di 2 fino ad un massimo di 5 archetipi (tra quelli disponibili) di personaggi che gli piacerebbe giocare (e dei quali possiede un costume / strumenti verosimili) e l’organizzazione evento, una volta raccolte tutte le iscrizioni, ne terrà di conto per l’assegnazione dei vari personaggi.

Tesseramento

Per partecipare è necessario essere in regola col pagamento annuale della tessera associativa (fissato a 20 €).

Coloro che non lo sono, per partecipare all’evento dovranno stampare i moduli indicati nella pagina https://www.whlive.it/wp/iniziare-a-giocare/ e compilarli in ogni campo ECCETTO il campo tessera e il campo data. Si invitano i soci a usare lo STAMPATELLO e alla sezione numero telefonico a inserire il cellulare.

Infine dovranno anticipare i moduli compilati e firmati alla seguente mail: segretario@whlive.it in modo da permettere alla segreteria il corretto tesseramento prima dell’evento.

Nuovi soci

Per iscriversi è necessario essere soci, se non lo siete ancora seguite le indicazioni presenti alla pagina “Iniziare a giocare” (https://www.whlive.it/wp/iniziare-a-giocare/) , dove troverete tutte le informazioni che vi serviranno.

Modalità iscrizioni

L’iscrizione potrà essere effettuata tramite il seguente form: https://form.jotform.com/221576678455368

Ci si può iscrivere come PG oppure FULL STAFF e FULL PNG (solo previo accordo con responsabile evento). Sarà possibile iscriversi anche ad una sola giornata evento.

Dal momento che per questo evento non sono previsti turni collaborazione obbligatori, ogni partecipante dovrà collaborare nel montaggio e nello smontaggio. Si invitano quindi tutti i soci a presentarsi puntuali ai due turni in modo da assicurare la buona riuscita dell’evento.

Rimborso spese e servizi aggiuntivi

L’evento comporta un rimborso spese in base alla formula scelta :

  • PG: 20 euro a giornata di gioco
  • FULL PNG (posti limitati, iscriversi SOLO previo accordo con il Resp. Evento) : 20 euro per l’intero evento 
  • FULL STAFF (posti limitati, iscriversi SOLO previo accordo con il Resp. Evento) : 10 euro per l’intero evento

Gli importi di cui sopra comprendono esclusivamente i costi vivi dell’evento e nessun altro servizio di quelli elencati di seguito è incluso in questa quota.

In aggiunta, è possibile prenotare i seguenti pasti convenzionati ad un costo aggiuntivo (maggiori informazioni al paragrafo 5. Vitto e alloggio): 

  • Cena del Sabato 16/07/2022 : € 15,00
  • Pranzo della Domenica 17/07/2022 : € 15,00

Sarà possibile iscriversi all’evento usufruendo di una delle seguenti agevolazioni fino al finire del limite:

  • Promozione : “Benvenuti!” → se sei un nuovo socio, WHLive ti offre un valore di 20 euro di sconto su questo evento.
  • Promozione : “Ripartiamo!” –> Se sei già socio e non hai più rinnovato la tessera dal 01/01/2019, WHLive  ti offre uno sconto di 5 euro al giorno su questo evento!
  • Promozione : “Low Budget” –> L’Associazione mette a disposizione n. 10 sconti da € 10,00 cadauno per chi, per particolari esigenze economiche, ha necessità di ridurre il costo del live. Se ritieni di avere i requisiti per accedere a questo sconto indicali nella casella. Il Responsabile Evento valuterà caso per caso e, a suo insindacabile giudizio, approverà o meno tale sconto. Ricorda che un socio può usufruire una sola volta di questa promozione. 

Noleggio costumi

L’Associazione metterà a disposizione il noleggio di alcuni costumi presenti nel magazzino, a fronte di un rimborso spese di € 15,00. Per informazioni a riguardo contattare il Resp. Logistica Flavio Deri ( f.deri@whlive.it)

Fasce di iscrizioni e maggiorazioni quote
E’ possibile iscriversi all’evento in qualunque momento, ma la quota di iscrizione all’evento varierà in base alla data di iscrizione. Nello specifico per chi si iscriverà: 

  • fino al 19/06/2022 le quote saranno uguali a quelle riportate nella presente guida
  • dal 19/06/2022 al 03/07/2022 le quote subiranno una maggiorazione di 5 euro in più a giornata di gioco rispetto a quelle riportate nella presente guida
  • dopo il 03/07/2022  le quote subiranno una maggiorazione di 10 euro in più a giornata di gioco rispetto a quelle riportate nella presente guida

E’ possibile iscriversi alla porta solo su approvazione del responsabile dell’evento (vedi sotto).
Per le iscrizioni pervenute dopo il 10 luglio l’Associazione non potrà garantire la prenotazione dei pasti opzionali e la Regia non garantirà l’assegnazione di uno degli archetipi scelti in fase di iscrizione. 

Modalità di pagamento
È  obbligatorio saldare l’evento ed i servizi aggiuntivi contestualmente all’atto dell’iscrizione utilizzando i seguenti canali:

paypal.me/TesoriereWHL

(Inviando l’importo corretto ed utilizzando lo strumento invia denaro ad un amico al fine di evitare le spese paypal)

OPPURE

Tramite Bonifico Bancario sempre intestato al Tesoriere Francesco Serra:

IBAN: IT34R0847236770000000099830

Causale: Saldo Quota Evento e Servizi Evento WHL 16/7/22 NOME COGNOME SOCIO

Non garantiamo il rimborso della quota evento a fronte di eventuali rinunce alla partecipazione evento dopo la chiusura delle iscrizioni, qualsiasi sia la causa. Il Responsabile Evento valuterà in merito e se il bilancio evento lo permetterà, potrà essere erogato un buono sconto di cui il socio potrà usufruire durante uno degli eventi successivi entro il 31/12/2022.

La location si trova nel comune di Fauglia (PI) prima di salire in paese girare per l’isola ecologica e proseguire per la strada sterrata.

Raccomandazioni
Quando incomincia la strada sterrata prestate attenzione e procedere lentamente con cautela ci sono tombini rialzati.
Dato l’esodo verso le località marittime, è consigliato a chi deve percorrere la superstrada FI-PI-LI in direzione Livorno di partire con sufficiente anticipo.

Indirizzo maps: https://goo.gl/maps/HW1Xrg6hTCyCgSXH7

Pernottare: l’Associazione offre le seguenti possibilità di pernotto:
– campeggio in gioco, creando un vero e proprio accampamento con la propria tenda (purchè rispetti i canoni estetici dell’accampamento in gioco)
– campeggio fuori gioco, con la propria tenda in appositi luoghi adibiti al campeggio a due passi dalla location
– convenzione con alcune strutture della zona. Le prenotazioni non verranno gestite dal responsabile evento ma dovranno essere gestite dai soci:

“Al Rosso di Sera ” – Referente Demis (335/5340253) – Costo doppia: 50 (/2) – Tripla 75 – Appartamento da 4 100 euro

“La Bicicletta rossa” – Referente Alessandro (320/2233621) – Disponibilità 1 tripla e una quadrupla – 75 e 100 euro

Per prenotare ed usufruire dei costi sopra riportati, contattare le strutture e fare riferimento alla “Convenzione WHLIVE APS, come concordato con Flavio Deri”.

Consigliamo di prenotare il prima possibile.

Si RACCOMANDA a tutti i soci che campeggiano di arrivare in anticipo, di comunicarlo al responsabile evento e di munirsi di tutto il necessario per dormire in location!

Verranno allestiti dei punti fuoco dove poter riscaldare qualcosa, in accordo con il responsabile evento, non è possibile usare fiamma al di fuori di essi, e comunque devono rimanere sempre sotto custodia se accesi.

Cibo

A causa dell’inasprimento delle norme, l’associazione si vede costretta anche a tutela dei propri soci ad utilizzare un servizio di catering esterno, che preparerà i 2 pasti (opzionali e con un costo aggiuntivo di € 15,00 cadauno) che verranno serviti con le seguenti modalità:

  • Pranzo 16/07/22 : si terrà nella fascia oraria 11.30 – 13.30 durante i workshop Regolamento e sarà Fuori Gioco ed interamente a carico dei soci
  • Cena 16/07/2022 : sarà In gioco
  • Pranzo 17/07/2022 : sarà in gioco 

Menu 

  • cena sabato: zuppa toscana, arista, fagioli e pomodori
  • pranzo domenica: lasagna, roast beef e piselli.

L’associazione fornirà l’acqua e alcune bevande. Non è prevista la distribuzione del caffè o di bevande alcoliche .

I pasti verranno preparati dal bar Sole (loc. Lavoria)  In caso di allergie o intolleranze alimentari comunicarlo al responsabile evento e nel form di iscrizione.

IMPORTANTE: si raccomanda di munirsi tutti con le proprie stoviglie IG (posate, bicchieri, boccali, piatti o similari ecc.)

Per problemi relativi alla narrazione contattare il GA ( ga@whlive.it )
Per altri problemi contattare il Responsabile evento Giovanni Granata (g.granata@whlive.it)

Queste sono le collaborazioni indispensabili allo svolgimento dell’evento e che saranno ampiamente retribuite o in PAB, o in soldi di gioco. 

Facciamo notare come, senza il raggiungimento del dovuto numero di collaboratori, potrebbero insorgere problemi nella realizzazione dell’evento stesso.

Carico/Scarico Materiale presso il Magazzino

Per lo svolgimento dell’evento saranno necessari 6 Collaboratori per le operazioni di CARICO & SCARICO del materiale, che dovranno essere presenti ad entrambe le fasi presso il Magazzino Whl.

Gli orari di carico e scarico verranno comunicati dal responsabile Logistica Flavio Deri e Giovanni Granata a coloro che si proporranno per questa collaborazione.

Chi si propone per il carico/ scarico avrà uno sconto di euro 20,00 sulla quota evento e 15 pab. 

Scrittura Trame

La collaborazione con il Gruppo Ambientazione consiste nel prendersi carico della scrittura di una o più trame. Per i dettagli vedi la pagina “Collaborare” sul sito ufficiale WHL.

FULL PNG (4 posti disponibili)

Coloro che sono iscritti come FULL PNG pagheranno l’intero evento solo 20 euro ma dovranno concordare prima l’iscrizione con il Resp. Evento.

Come Prenotarsi

Per comunicare la propria disponibilità a ricoprire uno dei ruoli sopra elencati, comunicarlo per email al responsabile Evento, il quale affiderà i compiti in ordine di arrivo.

Ricordiamo che, in caso di saturazione delle mansioni, vi potrà essere chiesto un cambio.

Se non verrà raggiunto un adeguato numero di collaborazioni l’evento verrà annullato.

In caso di allergie alimentari o intolleranze si prega di farlo presente all’atto dell’iscrizione tramite il form indicato e con apposita mail al resp. evento.

I soci tabagisti devono preoccuparsi di gettare i mozziconi di sigaretta negli appositi cestini e per nessun motivo in terra pena l’allontanamento dall’evento se colti in flagrante.

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